Projektplanung Software

Projekte managen mit RS TaskGroup Projekte managen mit RS TaskGroup


Jedes Projekt ist eine Herausforderung und konfrontiert sowohl den Projektleiter als auch die anderen Involvierten oft mit Aufgaben, die kaum mit denen des regulären Tagesgeschäftes zu vergleichen sind.

RS TaskGroup ist das passende Werkzeug, um den Projektalltag zu meistern. Die Software begleitet bei allen Projektphasen und bindet alle Projektbeteiligten in die Projektplanung und Durchführung mit ein.

Bei der Projektplanung: Software sorgt für Übersicht und Struktur

Projektfälligkeiten im Blick Unverzichtbar bereits bei kleineren Projekten mit kurzer Projektdauer ist eine leistungsfähige Projektplanung-Software, mit der die personellen, zeitlichen und maschinellen Ressourcen geplant und gesteuert werden können. Zwar ist es grundsätzlich möglich und wird bei kleinen Projekten bisweilen noch mehr oder weniger erfolgreich praktiziert, statt einer spezialisierten Projektplanung-Software andere Programme einzusetzen. Allerdings stoßen Tabellenkalkulationsprogramme oder Workware schnell an ihre Grenzen, besonders wenn es darum geht, ein neues Projekt damit zu planen und zu steuern oder wenn der Projektumfang erweitert werden soll. Und wer bei der Projektplanung Software nicht einsetzen will, sondern lieber sämtliche Planungen auf dem Papier vornimmt, spart in der Regel am falschen Ende, denn die eingesparten Kosten für die Anschaffung einer Projektplanung-Software werden vielfach durch die zusätzlich notwendige Arbeitszeit mehr als ausgeglichen.


Themen zur Projektplanung mit Software

Warum erfolgreiche Projektplanung Software braucht

Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass sie einen einmaligen Charakter aufweisen, sie mit einem begrenzten Budget realisiert werden müssen und in der Regel Mitarbeiter aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen daran beteiligt sind. Daher ist die Planung, Steuerung und laufende Kontrolle des Projektes unverzichtbar. Das sind Aufgaben, die in der Regel dem Projektleiter obliegen.

Bereits bei der Vorbereitung von Projekten werden die Weichen gestellt für einen erfolgreichen Verlauf und eine möglichst zeiteffiziente Abwicklung sowie für die Qualität des Ergebnisses. Früher stand Projektverantwortlichen dafür keine Projektplanung-Software zur Verfügung, stattdessen mussten umfangreiche schriftliche Aufzeichnungen erstellt und manuell, mit hohem zeitlichen Aufwand, verwaltet werden, etwa in Form von auf großen Blättern gezeichneten Netzplan-Diagrammen. Im Verlauf des Projektes bedingten ungeplante Veränderungen im Ablauf erneut stundenlange Nacharbeit, ebenso die Anforderungen von Geschäftsführung oder anderen Stakeholdern im Projekt, die über Meilensteine und Teilerfolge korrekt und zeitnah informiert werden wollen.

Projektplanung mit Projekten und Unterprojekten

Multiprojektmanagement: Mehrere Projekte parallel

Mit einer Projektplanung-Software lassen sich diese notwendigen Arbeiten beschleunigen und absichern, was besonders bei mehreren parallelen oder komplexen Projekten ein entscheidender Vorteil gegenüber der reinen Papierlösung darstellt. Denn moderne Projektplanung-Software stellt nicht nur eine Sammlung von Werkzeugen zur Verfügung, mit denen sich die Planungsschritte vereinfachen lassen, sondern die darüber hinaus auch die Kontrolle und Steuerung während des laufenden Projektes ermöglicht und etwa Reports, zeitliche oder personelle Konflikte oder einen Plan-Ist-Vergleich "auf Knopfdruck" erstellt. Aktuelle Projektplanung-Software erleichtert die Arbeit im Projekt in sämtlichen Phasen deutlich und bietet automatisierte Möglichkeiten, Engpässe zu erkennen, indem etwa der kritische Pfad der Projektplanung automatisch ermittelt wird.

Webbasierte Projektplanung: Gemeinsam am Projektziel arbeiten

Wer für die Projektplanung Software nutzt, kann heute zudem auch die Kommunikation der Projektbeteiligten vereinfachen, indem entweder eine zentrale Informationsplattform im Inter- oder Intranet genutzt wird, über die nicht nur die Planungen angezeigt werden können, sondern jeder einzelne auch Ergebnisse einpflegen und damit den Projektfortschritt dokumentieren kann. Moderne Projektplanung-Software ist webbasiert und mehrbenutzerfähig, um den Projektleiter zu entlasten und so zum Projekterfolg beizutragen. So können etwa Aufgaben nicht nur während eines Meetings im Besprechungsprotokoll erfasst, verteilt und nachträglich in den Projektplan eingepflegt werden, sondern jederzeit in das Planungstool eingestellt und an Projektteilnehmer delegiert werden.

Das geschieht in der Regel halb- oder vollautomatisch und hilft so, jedes einzelne Projektmitglied zu entlasten, indem administrative Aufgaben auf ein Mindestmaß reduziert werden, ohne dass darunter der Projektfortschritt und die Projektqualität leiden. Hier zeigen sich dann auch die großen Vorteile, die eine webbasierte Projektplanung-Software bietet, denn diese kann dezentral genutzt werden. Selbst wenn das gesamte Projektteam an einem Ort zusammenarbeitet, ist die Dezentralität ein großer Vorteil, denn so können Änderungen wie Fortschritte oder Probleme jederzeit und via App auch von mobilen Geräten aus eingepflegt werden. Durch ein Berechtigungssystem kann der Projektleiter einstellen, wer auf welche Funktionen zugreifen, welche Daten sehen und ändern kann, das erhöht die Prozesssicherheit und stellt eine höhere Qualität der gesamten Leistung sicher.

Ressourcenmanagement: Engpässen frühzeitig entgegenwirken

Planung der Ressourcen im Ressourcenplan Zudem bietet eine Projektplanung-Software die Möglichkeit, zeitliche und personelle Konflikte zu erkennen und frühzeitig zu warnen. So lassen sich Terminkollisionen vermeiden, wenn etwa bestimmte Meilensteine in der Urlaubszeit von einem oder mehreren Projektmitgliedern terminiert sind und daher ihre pünktliche Erledigung unsicher ist. Besonders wichtig ist eine solche Ressourcenplanung, wenn das Projekt einen engen Zeitrahmen hat und das Projekt dabei noch auf die Mitarbeit und Unterstützung von externen Kräften angewiesen ist, diese sind in der Regel ohne eine Projektplanung-Software kaum effizient einzubinden.

Projekte bestehen aus einer Reihe von Maßnahmen, die oft nicht isoliert erledigt werden können, sondern in Abhängigkeit zueinander stehen. Hier unterstützt die Projektplanung-Software dabei, die notwendige Koordinierung während der Planung zu berücksichtigen und keine wichtigen Details zu übersehen, die den Gesamtfortschritt behindern. Hier spielt eine zentrale Plattform wie eine Projektplanung-Software ihre Stärken aus, denn diese hält sämtliche relevanten Informationen und Daten zu dem Projekt vor und sorgt so für einen einheitlichen Informations- und Kenntnisstand aller Beteiligten.

Und nicht zuletzt ist das Reporting ein kritischer Erfolgsfaktor, um im laufenden Projekt frühzeitig zu erkennen, wo sich Abweichungen von der Planung ergeben und damit Handlungsbedarf entsteht. Auch für Geschäftsführer, Kunden oder andere, nur mittelbar in das Projekt involvierte, Personen ist ein regelmäßiges Reporting wichtig, um Arbeitsergebnisse vorzustellen, das weitere Vorgehen abzustimmen oder Teilbudgets freizugeben. Mit einer Projektplanung-Software lassen sich die Informationsbedürfnisse unterschiedlicher Personenkreise einfach erfüllen, indem standardisierte Reports erstellt werden, deren Datenquelle wiederum direkt die zentrale Projektplanungssoftware ist. Ebenso können eigene Berichte definiert werden, die etwa für die operative Steuerung wichtig sind oder anhand derer die Projektteilnehmer erkennen können, welche konkreten Aufgaben noch nicht vollständig erledigt sind und wie sich das auf den Zieltermin des Projektes auswirkt.

Einfach, sicher und erfolgreich Projekte planen und managen

Es gibt also eine Vielzahl von Gründen, die für den Einsatz einer Projektplanung-Software sprechen: Vereinfachung der Planung, Steuerung und Kontrolle des Projektes und der Projektressourcen, zentrale Aufgabenverwaltung, eine einheitliche Datenbasis für alle daran Beteiligten, die Doppelarbeiten oder Blindleistungen verhindert, Zeitersparnis für den Projektleiter und die Projektbeteiligten durch den Wegfall und die Automatisierung von administrativen Tätigkeiten und Abstimmungen. Und nicht zuletzt lassen sich durch eine Projektplanung-Software die Qualität im Projekt erhöhen und die Kosten für die Realisierung des Projektes reduzieren.

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