Aufgabenverwaltung

Software für Aufgabenverwaltung - Online Aufgabenverwaltung für Ihr Team und Unternehmen Aufgabenverwaltung Online - Aufgabenmanagement Software für Ihr Team und Unternehmen

Ein gutes Aufgabenmanagement hilft Arbeitsabläufe zu planen und die anfallenden Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren. Eine übersichtliche Darstellung von Fortschritt und Zeiten unterstützt bei der fristgerechten Erreichung der Aufgabenstellung.

Mit RS TaskGroup erhalten Sie eine Software, die alle Funktionen für ein zielgerichtetes Taskmanagement enthält. Aufgaben lassen sich in Projekte, Unterprojekte, Tasks und Subtasks organisieren. Das sorgt für größtmögliche Flexibilität und passt sich so an die Struktur im Unternehmen an.

Optimal organisiert mit RS TaskGroup

Aufgabenplanung mit RS TaskGroup

Aufgabenmanagement Software mit Auszeichnung - Das Tool für online Aufgabenverwaltung Die zentrale Ablage der Daten und der webbasierte Zugriff ermöglichen standortübergreifende Zusammenarbeit der Mitarbeiter und externer Personen. Das integrierte Benachrichtigungssystem informiert rechtzeitig über anfallende oder erledigte Aufgaben, sowohl innerhalb des Programms, als auch per E-Mail. Fälligkeitsansichten visualisieren projektübergreifend überfällige und anstehende Vorgänge für eine termingerechte Umsetzung. Das Zuweisungsmanagement mit Kommentarfunktion im Kontext der Aufgabe stärkt die Kommunikation innerhalb des Teams. Grafische Verläufe zeigen auf einen Blick den Workflow einer Aufgabe.

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In zahlreichen Unternehmen im Einsatz

Tausende Benutzer in kleineren Betrieben, mittelständischen Unternehmen und in Großkonzernen managen ihre Prozesse und Projekte mit RS TaskGroup. Gehören Sie auch dazu und verschaffen sich einen Organisationsvorteil.


Marketing

Softwareentwicklung

Innenaustattung

Recycling

Netzwerktechnik

Sicherheitslösungen

Lebensmittel

Metall- & Drucktechnik

Eventmanagement

Flughafen Frankfurt

Softwareentwicklung

Lebensmittel

Kosmetik

Hausverwaltung

IT-Securitylösungen

Flottenmanagement

Maschinenbau

Medizingeräte

Materialprüfung

Immobilienmakler

Pharma Vertrieb

IT-Solutions Pascal Weichselgartner

Gut organisiertes Aufgabenmanagement: Effektiv und übersichtlich.

Die Oberfläche von RS TaskGroup ist an gängige Business Software angelehnt. Sie und Ihre Mitarbeiter finden sich so schnell zurecht und benötigen nur wenig Zeit zur Einarbeitung. RS TaskGroup ist das Tool, mit dem Sie Ihre Effektivität steigern und in weniger Zeit mehr erreichen. Das aufgeräumte Erscheinungsbild der Software visualisiert die Arbeitsabläufe und hilft, die Aufgaben im Unternehmen zu managen. RS TaskGroup ist das ideale Werkzeug, mit dem Sie Ihre Aufgaben verwalten können.

Die Aufgabenlisten in Projekte untergliedert

Offene Struktur, maximale Flexibilität

Flache Todo-Listen - wie sie von anderen Produkten bekannt sind - stoßen in modernen Unternehmen schnell an ihre Grenzen. Viele Aufgabenstellungen benötigen für die Umsetzung flexible Strukturen, wie z.B. Unteraufgaben. Mit RS TaskGroup lassen sich Aufgaben in Unteraufgaben gliedern und Projekte in handhabbare Unterprojekte auftrennen und zielgerichtet einzeln oder parallel abarbeiten. So passt sich das Aufgabenmanagement flexibel an die Arbeitsabläufe im Unternehmen an.

Fragen zum Aufgabenmanagement Ein Unter­nehmen mit einem festen Kunden­stamm würde z.B. auf der obersten Ebene für jeden Kunden ein entsprechendes "Kundenprojekt" verwenden und alle mit dem jeweiligen Kunden realisierten Projekte unterhalb positionieren. Liegt der Schwerpunkt des Unternehmens hingegen auf gleichbleibende Prozesse mit einer variablen Kundschaft würde auf der ersten Ebene der Prozess dargestellt werden. Erörtern Sie mit unseren Mitarbeitern Ihre Anforderungen an die Aufgabenverwaltung und erfahren Sie, wie sich die Abläufe in Ihrem Unternehmen mit RS TaskGroup managen lassen.

AnsichtFunktionalität
Baumansicht Strukturierte Aufgabenpakete mit Unteraufgaben. Alle Daten auf einem Blick.
Fälligkeitsansicht Die fälligen Aufgaben chronologisch sortiert.
Kalenderansicht Ideal für die Terminplanung.
Gantt-Ansicht Die perfekte Ansicht für die zeitliche Aufgaben-Planung.
Ressourcenplan Das Tool für die Einsatz-Planung ihres Teams mit Auslastungsanzeige.

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Verteilen von Aufgaben: Aufgabendelegation an Personen und Gruppen.

Die Planung von Aufgaben ist nur ein Teil des Aufgabenmanagements. Eine effektive Aufgabenverwaltungs-Software bietet zudem die Möglichkeit, die Aufgaben an die Teammitglieder zu delegieren. Dabei werden die Teammitglieder über ihre anfallenden Aufgaben informiert. Die zentrale Verwaltung der Daten und der gleichzeitige online Zugriff sind hier ein klarer Vorteil gegenüber anderen Lösungen, wie z.B. Aufgabenlisten in Excel™.

Aufgabenworkflow: Zusammenarbeit und Abläufe grafisch visualisiert

Der Workflow einer Aufgabe

Die Zuweisung von Aufgaben an einen Mitarbeiter oder ein Team ist mit dem Zuweisungsmanagement denkbar einfach. Wählen Sie bei einer oder mehreren Aufgaben den zuständigen Mitarbeiter oder das Team aus der Benutzerliste aus, um diesem die Aufgabe(n) zuzuteilen. Der Mitarbeiter erhält direkt in der Aufgabenmanagement Software oder per E-Mail eine Benachrichtigung.

In der Taskliste ist die Verantwortlichkeit für die Aufgaben ersichtlich. Damit behält der Projektleiter mit entsprechenden Berechtigungen jederzeit den Überblick. Er kann somit den Bearbeitungsfortschritt und das Erreichen der Zielsetzung einfach kontrollieren.

Mit der Nachfrage-Funktion kann der Mitarbeiter Unklarheiten in der Aufgabenstellung klären. Erläuterungen und Kommentare bleiben im Zusammenhang mit der Aufgabe erhalten und fügen sich in den Aufgabenworkflow ein. Erledigte Aufgaben werden mit OK zurückgemeldet und können weiterdelegiert oder abgeschlossen werden. Einen solchen Workflow ohne Software zu realisieren, gestaltet sich äußerst aufwändig und fehleranfällig. Das ist der Grund, warum man für eine effektive Aufgabenverwaltung Software benötigt.

Mit RS TaskGroup können Sie verkettete Zuweisungen durchführen. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit, ein Vier- und mehr Augen-Prinzip umzusetzen.

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Zeiterfassung: Festgelegte Zeiten überprüfen und auswerten.

Ein in die online Aufgabenverwaltung integriertes Zeitmanagement assistiert beim Controlling und der Nachkalkulation. Beginnt ein Mitarbeiter mit einer Aufgabe, ist die Zeiterfassung für diese Aufgabe mit einem Klick startbar. Pro Aufgabe sind mehrere Zeiten mit individuellen Kommentaren erfassbar. Die Zeiterfassung in der Software läuft autark im Hintergrund und erfordert keinen aktiven Client. So kann eine am Arbeitsplatz gestartete Zeiterfassung z.B. mit der Smartphone App online von Unterwegs beendet werden. Die erfassten Zeiten können nach Tasks, Mitarbeitern, Teams oder Projekten gruppiert werden. Die Export-Funktion stellt die erfassten Zeiten, z.B. im Excel™-Format, Ihrer kaufmännischen Software zur Verfügung.

Report der Zeiterfassung eines Projektes

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Fälligkeitslisten: Terminorientierte Aufgabenliste.

Die Einhaltung von Terminen und Fristen ist im Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten eine wichtige Tugend. Ohne ein zentrales Werkzeug verliert man bei der Vielzahl von Aufgaben schnell den Überblick, gerade dann, wenn kurzfristig Arbeiten oder Aufträge hinzukommen, sich Termine verschieben oder Mitarbeiter ausfallen. Als Einzelperson ist das noch handhabbar, aber unternehmensweite Aufgaben, die über mehrere Mitarbeiter verteilt sind, erfordern ein geeignetes Werkzeug zum erfolgreichen Zeitmanagement.

Aufgaben alternativ nach ihrer Fälligkeit aufgelistet

Projektbezogene und projektübergreifende Fälligkeiten

In der projektbezogenen Fälligkeitsliste erkennt man auf einen Blick den Status des Projektes. So ist ersichtlich, welche Tasks überfällig sind oder in den nächsten Tagen anliegen. Erkennen Sie so frühzeitig, in welchen Projekten es zu Engpässen kommt und gegebenenfalls nachgeregelt werden muss. Durch den Projektbezug können Aufgaben wichtiger Projekte priorisiert werden. Der Übergang von der Aufgabenverwaltung zur Projektmanagement Software ist hier fließend. Einen generellen Bearbeitungsstatus zeigt die projektübergreifende Fälligkeitsansicht der Aufgabenverwaltung. Kurzfristige Kapazitätsengpässe werden so erkennbar und Sie können gegensteuern. Wichtige Termine und Fristen verstreichen nicht mehr unbearbeitet.

Mitarbeiterbezogene Fälligkeiten

Eine Auflistung der Aufgaben, die einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen sind, erfolgt in der mitarbeiterbezogenen Fälligkeitsansicht. Sie dient dem Mitarbeiter als klare Auflistung seiner zu erledigenden Arbeiten. Andererseits erhält der Abteilungsleiter durch die Software folgende Informationen:

Sollten sich Termine oder Priorisierung der Aufgaben verändern, ist durch einfaches Verschieben mit der Maus eine Änderung der Reihenfolge möglich.

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Serienaufgaben: Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben.

Optionen für wiederkehrende Aufgaben

Aufgaben, die in regelmäßigen Abständen wiederkehren, sollten von der Aufgabenverwaltung automatisiert erstellt werden können. RS TaskGroup bildet diese Funktionalität nicht nur ab, sondern bietet Zusatzfunktionen wie Erstellzeitpunkt, direkte Zuweisung und Erinnerung. Wiederholungsoptionen für einen wiederkehrenden Task sind z.B. täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich, sowie an bestimmten Wochentagen oder Tagen im Monat - wie sie auch in bekannten Office Anwendungen zu finden sind. Den nächsten wiederkehrenden Task erst zu erstellen, wenn der Vorgänger abgeschlossen wurde, ist ein weiteres Feature der Serientask-Funktion.

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Aufgabenverwaltung mit Chronik: Arbeitsschritte und Änderungen nachvollziehbar.

Selten bleibt die ursprüngliche Definition eines Tasks unverändert. Mögliche Ursachen für eine Anpassung sind z.B.

Die online Aufgabenverwaltung RS TaskGroup stellt mit der Chronik-Funktion ein Instrument bereit, mit dem die gesamte Historie eines Tasks nachvollziehbar ist. Die Chronik stellt eine Liste aller Versionen eines Tasks bereit. Diese Tasks werden jeweils als ganzes angezeigt oder die Änderungen zwischen den einzelnen Versionen lassen sich hervorheben. Neben der Änderung selbst wird der bearbeitende Mitarbeiter und der Zeitpunkt der Änderung ersichtlich.

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Aufgabenmanagement im Kalender: Tages- Wochen- und Monatsansicht.

Die Kalenderansicht von RS TaskGroup zeigt die anfallenden Aufgaben, die Abwesenheiten der Mitarbeiter sowie Ferien und Feiertage an. In dem Terminplan lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Aufgaben anliegen, wo es parallele Termine gibt oder welche Zeiträume noch frei sind. Per Doppelklick lassen sich neue Aufgaben anlegen und per Drag&Drop verschieben oder in der Dauer ändern. Es stehen 4 Kalender-Ansichten in der online Aufgabenmanagement Software zur Verfügung:

Der Kalender kann in der Aufgabenmanagement Software, wie die Fälligkeitsansicht, pro Projekt oder projektübergreifend eingesetzt werden.

Die Kalenderansicht: Aufgaben und Termine managen

Flexible Filterfunktion schafft Überblick

Der Kalender zeigt nicht nur projektbezogene Aufgaben sondern auch projektübergreifende Einträge. Dadurch ist ein Einsatz als persönlicher Kalender und als Gruppen- oder Projekt-Kalender möglich. Die flexible Filterfunktion ist dabei ein nützliches Werkzeug, um die gewünschten Informationen anzuzeigen. So können z.B. nur Termine von einer Abteilung oder bestimmten Projekten dargestellt werden. Abwesenheiten können dynamisch dazu geschaltet werden und Ferien und Feiertage lassen sich ein- und ausblenden.

Export der Kalendereinträge per iCal in gängige Software wie z.B. Microsoft Outlook

Eine Exportfunktion liefert die Kalendereinträge im iCalendar Format (iCal oder ICS). Damit lassen Sie die Termine auch in Drittanbieter-Software importieren. Das Format wird von vielen gängigen Programmen und online Cloud Diensten unterstützt. Dazu zählen:

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Mobiler Zugriff: Online mit iPhone™, iPad™ und Android™.

Android app on Google Play
iPhone und iPad app im App Store

Das Smartphone ist aus dem geschäftlichen Umfeld nicht mehr wegzudenken. Von unterwegs online E-Mails zu bearbeiten ist heutzutage üblich, die Aufgabenverwaltungs-Software sollte hier keine Ausnahme machen. Der mobile Zugriff auf geschäftliche Daten fördert die Zusammenarbeit, auch wenn Mitarbeiter nicht im Unternehmen präsent sind. Mit den kostenlosen RS TaskGroup Aufgabenmanagement Apps für iPhone™, iPad™ und Android™ erhalten Sie das passende Werkzeug für den mobilen Einsatz.

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