Software für Aufgabenverwaltung - Online Aufgabenverwaltung für Ihr Team und Unternehmen Aufgabenverwaltung Online - Aufgabenmanagement Software für Ihr Team und Unternehmen

Aufgabenverwaltung Software

Mit der Aufgabenverwaltung Software RS TaskGroup behalten Sie Ihre aktuellen Aufgaben sowie die Aufgaben Ihres Teams im Überblick. Der gesamte Arbeitstag ist bei jedem von uns durch verschiedene Aufgaben bestimmt. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese im Dienstleistungssektor, in der Produktion oder innerhalb eines individuellen Kundenprojektes anfallen. 

Bis zu einem gewissen Grad lassen sich Aufgaben merken oder auf Zetteln notieren. Sobald Sie aber parallel an verschiedenen Projekten arbeiten oder Ihr Team managen und Aufgaben delegieren müssen, ist eine digitale Hilfe unumgänglich. Die mehrfach ausgezeichnete Lösung RS TaskGroup ist genau für diese Anforderungen konzipiert, Ihre Aufgaben von der leichten Todo-Liste bis hin zu komplexen Arbeitschritten innerhalb eines Projektes zu verwalten und an Ihre Mitarbeiter zu delegieren.

Bestens organisiert mit RS TaskGroup

RS TaskGroup
Die Software für erfolgreiche Aufgabenverwaltung.
Aufgabenverwaltung mit Auszeichnung
Mehrfach
  ausgezeichnet!
Jetzt testen!

Aufgabenverwaltung vs. Aufgabenplanung

Aufgabenverwaltung:  Software für erfolgreiches Taskmanagement muss beide Disziplinen beherrschen: aktuelle Aufgaben verwalten und kommende zu planen. Die Verwaltung zeigt den Status Quo, also überfällige Aufgaben, den Bearbeitungsfortschritt einzelner Tasks oder eines Teil-Projektes, die Auslastung einzelner Mitarbeiter und ob eine andere Zuständigkeit einer Aufgabe für Entlastung sorgt und so rechtzeitigt einen Abschluss gewährleistet. Die Kollegen werden bei einer neuen zugewiesenen Aufgabe auf Wunsch mit einer Benachrichtigung via E-Mail darauf hingewiesen und erhalten auch auf diesem Wege eine Erinnerung zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt.

Die Aufgabenlisten in Projekte untergliedert

Aufgabenplanung: Für zukünftige Aufgaben benötigen Sie eine Lösung für die Aufgabenplanung. Der einfachste Weg, Aufgaben übersichtlich zu planen, geht über ein sogenanntes Ganttchart. Das aus dem Projektmanagement bekannte Ganttchart zeigt alle terminierten Aufgaben in Form eines Balkenplans an. Jeder Balken entspricht seiner jeweiligen geplanten Laufzeit. Fassen Sie Aufgaben zu kleineren Arbeitspaketen zusammen und Sie erhalten sofort eine optische Rückmeldung, wie groß der geplante Zeitaufwand für die Erledigung dieser zusammengefassten ToDos ausfällt. 

Das Gantt für die Aufgabenliste, Ganttchart!

Welchen Funktionsumfang bietet RS TaskGroup?


Aufgabenmanagement Software mit Auszeichnung - Das Tool für online Aufgabenverwaltung

In zahlreichen Unternehmen im Einsatz

Tausende Benutzer in kleineren Betrieben, mittelständischen Unternehmen und in Großkonzernen managen ihre Prozesse und Projekte mit RS TaskGroup. Gehören Sie auch dazu und verschaffen sich einen Organisationsvorteil.


Marketing

Softwareentwicklung

Innenaustattung

Recycling

Netzwerktechnik

Sicherheitslösungen

Lebensmittel

Metall- & Drucktechnik

Eventmanagement

Flughafen Frankfurt

Softwareentwicklung

Lebensmittel

Kosmetik

Hausverwaltung

IT-Securitylösungen

Flottenmanagement

Maschinenbau

Medizingeräte

Materialprüfung

Immobilienmakler

Pharma Vertrieb

IT-Solutions Pascal Weichselgartner

Gut organisiertes Aufgabenmanagement: Effektiv und übersichtlich.

Die Oberfläche von RS TaskGroup ist an gängige Business Software angelehnt. Ihr Team findet sich so schnell zurecht und benötigt nur wenig Einarbeitungszeit. RS TaskGroup ist das Aufgaben-Tool, mit dem Sie Ihre Effektivität steigern und in weniger Zeit mehr erreichen. Das aufgeräumte Erscheinungsbild visualisiert die Arbeitsabläufe und hilft, die Tätigkeiten im Unternehmen zu managen. Die gesamte Kommunikation erfolgt innerhalb der Aufgaben; das beendet die E-Mail Flut sowie langes Suchen im Posteingang.

Die Aufgabenlisten in Projekte untergliedert

Offene Struktur, maximale Flexibilität

Fragen zum Aufgabenmanagement Flache Todo-Listen - wie sie von anderen Produkten bekannt sind - stoßen in modernen Unternehmen schnell an ihre Grenzen. Viele Aufgabenstellungen benötigen für die Umsetzung flexible Strukturen, wie z.B. Unteraufgaben. Mit RS TaskGroup lassen sich Aufträge in Unteraufgaben gliedern, Projekte in handhabbare Unterprojekte auftrennen und zielgerichtet einzeln oder parallel abarbeiten. So passt sich die Software flexibel an die Arbeitsabläufe im Unternehmen an.

AnsichtFunktionalität
Baumansicht Strukturierte Aufgabenpakete mit Unteraufgaben. Alle Daten auf einem Blick.
Fälligkeitsansicht Die fälligen Aufgaben chronologisch sortiert.
Kalenderansicht Ideal für die Terminplanung.
Gantt-Ansicht Die perfekte Ansicht aus dem Projektmanagement für die zeitliche Aufgaben-Planung.
Ressourcenplan Das Tool für die Einsatz-Planung ihres Teams mit Anzeige der Auslastung.

nach oben

Jetzt testen!

Verteilen von Aufgaben: Aufgabendelegation an Personen und Gruppen.

Die Planung von Aufgaben ist nur ein Teil des Aufgabenmanagements. Für die Umsetzung müssen Aufgaben an Mitwirkende delegiert werden. Dabei werden die Teammitglieder über ihre anfallenden Aufgaben per E-Mail oder innerhalb der Software informiert. Die zentrale Verwaltung der Daten und der gleichzeitige Zugriff sind hier ein klarer Vorteil gegenüber anderen Lösungen, wie z.B. Aufgabenlisten in Excel™. Ist eine Aufgabe erledigt, läßt sie sich ausblenden und bei Bedarf wieder einblenden. Wiederkehrende Tätigkeiten sind direkt delegierbar, sogar an Teams.

Aufgabenworkflow: Zusammenarbeit und Abläufe grafisch visualisiert

Der Workflow einer Aufgabe

Die Zuweisung an eine Person oder ein Team ist mit der Zuweisungsfunktion simpel. Wählen Sie bei der Aufgabe einfach den zuständigen Mitarbeiter oder das Team aus. Natürlich ist hier eine Mehrfachauswahl möglich. Die Kommentarfunktion unterstützt die klare Kommunikation zwischen den beteiligten Personen. Neue Aufgaben oder wichtige Veränderungen werden direkt in der Software oder per E-Mail signalisiert. Auch dann, wenn eine Aufgabe erledigt wurde und mit der nächsten begonnen werden soll.

In der Taskliste ist die Verantwortlichkeit ersichtlich. Damit behält der Projektleiter jederzeit den Überblick. Er kann somit den Bearbeitungsfortschritt sowie das Erreichen von Zielsetzungen einfach kontrollieren.

Mit der Nachfrage-Funktion kann eine Arbeitskraft Unklarheiten in der Aufgabenstellung klären. Erläuterungen und Kommentare bleiben im Zusammenhang erhalten und fügen sich in den Aufgabenworkflow ein. Erledigte Arbeiten werden mit OK zurückgemeldet. Sie lassen sich weiterdelegieren oder abschließen.

Mit RS TaskGroup können Sie verkettete Zuweisungen durchführen. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit, ein Vier- und mehr Augen-Prinzip umzusetzen.

nach oben

Zeiterfassung: Festgelegte Zeiten überprüfen und auswerten.

Ein integriertes Zeitmanagement assistiert beim Controlling sowie der Nachkalkulation. Beginnt ein Zuständiger mit einer Tätigkeit, ist die Zeiterfassung dafür mit einem Klick startbar. Pro Aufgabe sind mehrere Zeiten mit individuellen Kommentaren erfassbar. Die Zeiterfassung ist in der Software und mit den Smartphone Apps auch von unterwegs nutzbar. Die erfassten Zeiten sind nach Tasks, Ersteller, Teams oder Projekten gruppierbar. Eine Export-Funktion stellt erfasste Zeiten, z.B. im Excel™-Format, Ihrer kaufmännischen Software zur Verfügung.

Report der Zeiterfassung eines Projektes

nach oben

Fälligkeitslisten: Terminorientierte Aufgabenliste.

Die Einhaltung von Terminen und Fristen ist im Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten ein gutes Aushängeschild für Ihr Unternehmen. Ohne ein zentrales Werkzeug verliert man bei der Vielzahl von Aufgaben schnell den Überblick. Besonders, wenn kurzfristig Arbeiten oder Aufträge mit hoher Priorität hinzukommen, sich Termine verschieben oder Mitwirkende ausfallen. Als Einzelperson ist das noch handhabbar, aber unternehmensweite ToDos, die über mehrere Mitarbeiter verteilt sind, erfordern ein geeignetes Werkzeug zum erfolgreichen Zeitmanagement.

Aufgaben alternativ nach ihrer Fälligkeit aufgelistet

Projektbezogene und projektübergreifende Fälligkeiten

In projektbezogenen Fälligkeitslisten ist der Status von Projekten mit einem Blick zu erfassen. So ist ersichtlich, welche Aufgabe überfällig ist, in den nächsten Tagen anliegt oder kürzlich erledigt wurde. Erkennen Sie so frühzeitig, in welchen Projekten es zu Engpässen kommt und gegebenenfalls nachgeregelt werden muss. Durch den Projektbezug können Aufgaben wichtiger Projekte priorisiert werden.  Kurzfristige Kapazitätsengpässe lassen Sie mit Hilfe des projektübergreifenden Ressourcenplans lösen. Wichtige Termine und Fristen verstreichen so nicht mehr unbearbeitet und können mit Priorität behandelt werden.

Mitarbeiterbezogene Fälligkeiten

Eine Auflistung von Aufgaben, die einer bestimmten Person zugewiesen sind, erfolgt in der mitarbeiterbezogenen Fälligkeitsansicht. Sie dient dem Mitarbeiter als klare Auflistung seiner zu erledigenden Arbeiten. Andererseits erhält der Abteilungsleiter oder Projektmanager durch die Software folgende Informationen:

Sollten sich Termine oder Priorisierung verändern, ist durch einfaches Verschieben mit der Maus per Drag and Drop eine Änderung der Reihenfolge möglich.

nach oben

Serienaufgaben: Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben.

Optionen für wiederkehrende Aufgaben

Mit RS TaskGroup erstellen Sie Aufgaben, die in regelmäßigen Abständen wiederkehren und direkt der zuständigen Person oder dem Team zugewiesen werden. Wiederkehrende Arbeitsabläufe aus mehreren Aufgaben mit Abhängigkeiten sind mit RS TaskGroup leicht realisierbar.

nach oben

Aufgabenverwaltung mit Historie: Arbeitsschritte und Änderungen nachvollziehbar.

Selten bleibt die ursprüngliche Definition einer Aufgabe unverändert. Mögliche Ursachen für eine Anpassung sind z.B.

Mit der Chronik-Funktion steht ein Instrument zur Verfügung, mit dem die gesamte Historie einer Aufgabe von der Erstellung bis zur Fertigstellung nachvollziehbar ist. Alle Änderungen, inklusive Bearbeiter und Zeitpunkt, sind chronologisch aufgelistet.

nach oben

Übersichtlicher Kalender: Tages-, Wochen- und Monatsansicht.

Die Kalenderansicht von RS TaskGroup zeigt die anfallenden Aufgaben, die Abwesenheiten sowie Ferien und Feiertage an. In dem Terminplan lässt sich auf einen Blick erkennen, was anliegt, wo es parallele Termine gibt oder welche Zeiträume noch frei sind. Per Doppelklick lassen sich neue Aufgaben anlegen und per Drag&Drop verschieben oder in der Dauer ändern. Es stehen 4 Kalender-Ansichten zur Verfügung:

Der Kalender sowie die Fälligkeitsansicht lassen sich pro Projekt oder projektübergreifend einsetzen.

Die Kalenderansicht: Aufgaben und Termine managen

Flexible Filterfunktion schafft Überblick

Der Kalender zeigt nicht nur projektbezogene Aufgaben, sondern auch projektübergreifende Einträge. Dadurch ist ein Einsatz als persönlicher Kalender und als Gruppen- oder Projekt-Kalender möglich. Die flexible Filterfunktion ist dabei ein nützliches Werkzeug, um die gewünschten Informationen anzuzeigen. So können z.B. nur Termine von einer Abteilung oder bestimmten Projekten dargestellt werden. Abwesenheiten können dynamisch dazu geschaltet werden und Ferien und Feiertage lassen sich ein- und ausblenden.

Export der Kalendereinträge per iCal in gängige Software wie z.B. Microsoft Outlook

Eine Exportfunktion liefert die Kalendereinträge im iCalendar Format (iCal oder ICS). Damit lassen Sie die Termine auch in Drittanbieter-Software importieren. Das Format wird von vielen gängigen Programmen und online Cloud Diensten unterstützt. Dazu zählen:

nach oben

Mobiler Zugriff: Online mit iPhone™, iPad™ und Android™.

Android app on Google Play
iPhone und iPad app im App Store

Das Smartphone ist aus dem geschäftlichen Umfeld nicht mehr wegzudenken. Von unterwegs online E-Mails zu bearbeiten ist heutzutage üblich, die Software für Aufgabenverwaltung sollte hier keine Ausnahme machen. Der mobile Zugriff auf geschäftliche Daten fördert die Zusammenarbeit, auch wenn man nicht im Unternehmen präsent ist. Mit den kostenlosen RS TaskGroup Apps für iPhone™, iPad™ und Android™ erhalten Sie das passende Werkzeug für den mobilen Einsatz.

nach oben

Finden Sie heraus, wie einfach und übersichtlich Sie Ihr Team managen können.
  • Kostenlos & unverbindlich
  • Ohne Installation - bequem online testen
  • Persönliche Teststellung nur für Sie und Ihr Team



Ihre E-Mail Adresse wird nur für die Zusendung der Zugangsdaten für Ihre Testversion verwendet.